Fazendo um relatório de visita técnica completo e objetivo

O relatório de visita técnica pode ser feito a partir de modelos diferentes, mas todos devem conter alguns itens básicos.

O relatório de visita técnica é a principal ferramenta para o registro e acompanhamento de um serviço prestado ou em andamento. A produção eficiente desse documento é fundamental para checar a conclusão de obras e saber, por exemplo, se elas foram desenvolvidas adequadamente. 

Portanto, se o relatório não for feito corretamente, a empresa pode ser prejudicada. Afinal, se ele apresentar inconsistências ou erros, como saber se o serviço foi desenvolvido corretamente?

Com base nisso, preparamos este conteúdo para trazer dicas incríveis que podem te ajudar a criar um relatório de visita técnica de forma simples, fácil e prática.

O que é uma visita técnica?

A visita técnica é um serviço prestado por um profissional ou especialista a pedido.

Normalmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e uma equipe técnica é enviada ao destino. 

Geralmente, as visitas técnicas são realizadas no local, ou seja, os especialistas vão até o lugar onde deve ser emitido o relatório. 

Vale notar que uma visita técnica pode ter vários objetivos, por exemplo, diagnosticar, acompanhar a utilização de recursos financeiros, realizar reparos etc.

Veja outras de suas finalidades:

• Acompanhar o desenvolvimento de obras;
• Realizar a manutenção preventiva de equipamentos para garantir sua usabilidade;
• Fazer a manutenção corretiva de máquinas ou ferramentas que apresentarem falhas em seu funcionamento;
• Inspecionar o uso de máquinas e equipamentos na construção civil;
• Instalar equipamentos e tecnologias como computador, impressora e Internet em um canteiro de obra.

O que é um relatório de visita técnica?

Um relatório técnico é um documento destinado a coletar e registrar os dados observados durante uma visita técnica. 

Com base nesse material, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de projetos, verificar ações em andamento, tomar decisões fundamentadas e elaborar estratégias visando otimizar o alcance de objetivos.

Por exemplo: orientar a equipe a seguir o plano estabelecido, e assim garantir a qualidade do trabalho em andamento; fazer reparos necessários em equipamentos; e planejar o uso do orçamento de um projeto de construção civil. 

Exemplos de relatórios de visita técnica

Ainda não ficou claro o que é um relatório de visita técnica?

Confira alguns exemplos a seguir:

Relatório de Acompanhamento de Obra

Esse é um dos tipos de relatório mais comuns na construção civil.

O seu objetivo é registrar se o trabalho está progredindo conforme o planejado.

Normalmente, o profissional responsável pela sua produção é o engenheiro ou arquiteto da obra. 

Com base nesse material, o gestor pode atualizar o orçamento do projeto à medida que surgirem novas necessidades. 

Aprender a produzir relatório de acompanhamento de obra é essencial para o gerenciamento eficaz de um canteiro de obra. 

• Relatório de visita técnica para manutenção de equipamentos

Uma empresa convoca regularmente equipes de manutenção na esperança de manter seus ativos em funcionamento, como máquinas e equipamentos usados ​​na construção.

Nesse momento, os responsáveis ​​pela manutenção elaboram um relatório técnico com a finalidade de mostrar as condições dos equipamentos e maquinários, os serviços executados, e outros dados importantes que possam ajudar as construtoras a acompanhar a vida útil de seus ativos.

Relatório fotográfico

Um relatório fotográfico, como o nome indica, é um conjunto de imagens reunidas em um documento, cujo objetivo é demonstrar a execução do serviço.

Esse tipo de relatório é comum em tarefas de monitoramento de execução de obras.

As fotos tiradas não servem apenas para comprovar o andamento/conclusão de um projeto, mas também como registros históricos.

Podem até ser úteis em uma possível divulgação da obra feita pela imprensa especializada.

Relatório de visita técnica digital

O relatório de visita técnica digital é uma alternativa que pode oferecer diversas vantagens às construtoras que precisam acompanhar seus projetos. 

Esse documento pode ser feito usando a tecnologia digital.

Por exemplo, no momento em que o técnico estiver acompanhando uma obra, ele pode inserir as informações no software e, ao final do processo, o relatório é emitido automaticamente.

O que deve constar no relatório de visita técnica?

Algumas informações básicas devem constar em um relatório de visita técnica.

Veja quais:

Dados da empresa responsável

O relatório deve conter informações sobre a empresa responsável pela visita técnica e pela produção do material.

Por exemplo, nome da instituição, razão social, CNPJ/CPF, dados de contato e endereço.

Dados do cliente

Você também deve informar os dados do cliente, que são os mesmos mencionados acima.

Nome do técnico responsável

O nome do técnico que fará a visita e outras informações relevantes também são importantes no relatório, para fins de controle e registro.

Data da visita

A data da visita é uma informação essencial para que uma empresa possa controlar os serviços prestados. Também ajuda a medir a produtividade de sua equipe no dia a dia, além de informar a quantidade de visitas técnicas realizadas em determinado período.

Horário de início e fim da visita técnica

A hora de início e fim da visita deve ser inserida no relatório, pois ajuda a saber o tempo médio gasto para realizar esta tarefa. Com base nisso, ações podem ser planejadas para garantir a otimização do atendimento.

Informações sobre o ativo/serviço a ser checado

Também é importante discriminar o ativo ou serviço que foi checado. Por exemplo, uma betoneira, um andaime ou uma empilhadeira.

Relato do cliente (problema)

Os problemas ou necessidades relatadas pelo cliente, que o levaram a solicitar auxílio técnico, também devem constar no relatório.

Descrição do diagnóstico do problema

O técnico responsável pela visita deve descrever no relatório o diagnóstico do problema e sua possível solução.

Tipo de visita e serviço realizado

O tipo de visita refere-se ao motivo da abertura do chamado técnico.

O serviço realizado pode ser de manutenção, inspeção, instalação, auditoria, entre outros.

É importante colocar no relatório o motivo da visita, assim como o serviço prestado.

Assinatura do cliente e técnico

As assinaturas do técnico e do cliente também devem ser incluídas. Elas formalizam o relatório e garantem segurança jurídica para as partes envolvidas.

Observações

Este é um campo opcional para qualquer observação que o técnico queira fazer.

Como as visitas técnicas fazem parte da rotina de muitas empresas e tendem a ser frequentes, ter um modelo de relatório pode otimizar o desempenho dessa tarefa.

Além disso, é uma solução que ajuda a aumentar a produtividade da equipe e padroniza o processo de preenchimento desse documento.

Como fazer um relatório de visita técnica?

Agora que você já sabe o que é um relatório de visita técnica e quais informações devem constar nele, é hora de aprender a fazer o seu na prática.

Abaixo, confira o passo a passo: 

Colete as informações necessárias utilizando um checklist

Para coletar dados eficientemente, é importante usar um checklist bem estruturado.

Trata-se de uma ferramenta que sistematiza as ações que devem ser realizadas para reunir as informações.

Por exemplo:

• Coletar dados do cliente;
• Inserir o diagnóstico do equipamento;
• Solicitar a assinatura do cliente. 

Esteja ciente de que não é recomendado iniciar o processo de elaboração de um relatório técnico antes de ter todas as informações necessárias.

Do contrário, poderá ser produzido um documento inconsistente e com falhas de preenchimento, o que pode causar improdutividade. 

Escolha o melhor formato

O próximo passo é escolher o formato que melhor se adapta às suas necessidades.

Normalmente, os relatórios são feitos em papel e exigem que os técnicos os preencham à mão.

Hoje, porém, existem tecnologias que podem otimizar esse processo, como softwares dedicados à produção de relatórios de visitas técnicas.

Estruture e organize as informações no formato escolhido

Uma vez coletadas as informações, é hora de organizá-las de forma clara, concisa e detalhada. 

Por exemplo, dados da empresa responsável e cliente, hora e fim da visita técnica e data, informações do serviço, registros de imagens, ativo analisado/reparado, obra monitorada, diagnóstico, serviço realizado etc.

Lembre-se que a função do relatório é apoiar a tomada de decisão e a gestão de sua empresa, assim como servir de fonte documental. Assim, é de fundamental importância que as informações nele presentes sejam organizadas de forma a assegurar que esses objetivos sejam atingidos.

Solicite a assinatura do técnico e cliente

Para concluir o relatório de visita técnica, colete a assinatura física ou digital do técnico responsável por essa tarefa e a do cliente.

Como dissemos, a assinatura formaliza o relatório. 

Por que digitalizar o processo de visita técnica?

Você sabia que é possível digitalizar o processo de visita técnica e automatizar a elaboração de relatórios?

É uma estratégia que pode garantir vantagens a uma empresa.

Veja:

Personalização de checklist e relatórios

Como dissemos, o checklist é uma ferramenta essencial na elaboração de um relatório técnico, pois auxilia o profissional a reunir informações essenciais para elaborar corretamente esse documento.

Nesse sentido, use uma plataforma digital que pode otimizar esse processo, pois permite que o gestor personalize sua lista de ações de acordo com as necessidades e objetivos da visita técnica.

Ajuda a reduzir custos

Ao investir na digitalização do processo de visita técnica e elaboração de relatórios, sua empresa pode reduzir custos.

Isso porque não é mais necessário usar papel para realizar esse processo.

Além disso, possibilita diminuir erros de trabalho, o que também ajuda a economizar.

Permite o arquivamento dos relatórios de forma segura

Toda empresa pode perder documentos valiosos, como relatórios de visita técnica, ou extraviá-los.

O problema é que isso pode trazer sérias consequências para seu bom funcionamento, como exposição indevida de dados de clientes, o que pode levar a processos judiciais.

No entanto, ela pode reduzir esse risco usando o método digital.

A plataforma arquiva registros de visitas técnicas e relatórios na nuvem, proporcionando segurança e acesso remoto.

Por exemplo, mesmo não estando na sede de sua construtora, um engenheiro pode acompanhar uma obra ao consultar um relatório de visita técnica na nuvem.

Sustentabilidade e imagem positiva do negócio no mercado

Empresas de vários ramos têm trabalhado para construir um planeta melhor para todos.

Esta é uma iniciativa que pode não só contribuir para a qualidade de vida e saúde das pessoas, mas também beneficiar as construtoras que desejam construir uma imagem positiva do seu negócio no mercado.

O uso de um software sustentável, possibilita que sua instituição invista em sua transformação digital.

Na prática, ajuda sua construtora a eliminar comportamentos que afetam o meio ambiente.

Por exemplo, reduzir o consumo de papel.

Praticidade e produtividade

Embora mais comumente usados, os relatórios em papel que requerem preenchimento manual estão longe de serem práticos.

O formato digital agiliza esse processo, o que pode fazer sua construtora se tornar mais funcional e produtiva.

expresso.arq com informações de Checklist Fácil