O que faz um administrativo de obras?

Um profissional sem formação técnica designado apenas para lidar com aspectos burocráticos dos canteiros e atividades repetitivas.

Se você ainda tem essa imagem do administrativo de obras, precisa reavaliar conceitos e saber como as boas construtoras têm utilizado esse profissional.

Tarefas relacionadas ao controle de cartões de ponto, de entrada e saída de pessoal e validade de exames, por exemplo, já podem ser automatizadas e realizadas por sistemas de catracas eletrônicas, leitores biométricos e até reconhecimento facial, entre outras tecnologias.

Cabe ao administrativo, então, a operação de tais sistemas e a gestão das informações obtidas.

APOIO AO ENGENHEIRO CIVIL

Figura central em muitos canteiros, assim como o mestre de obras, costuma estar subordinado ao engenheiro responsável.

Em algumas empresas de maior porte, entretanto, pode ser uma espécie de representante da área administrativa-financeira da companhia no canteiro, respondendo diretamente ao escritório central.

Há também o caso de construtoras que criam centrais de administrativos, que acabam se responsabilizando por mais de um empreendimento.

A função nasceu, basicamente, para retirar do engenheiro de obras algumas tarefas que o afastavam das prioridades do famoso tripé custo, prazo e qualidade, desviando-o para problemas administrativos e exigências burocráticas.

“O engenheiro acabava sobrecarregado, apagando pequenos incêndios o tempo todo, sem tranquilidade para se focar nos aspectos de execução, que já são suficientemente complexos”, afirma Marcos Sarge, diretor da Tallento Engenharia.

AUTOMATIZAÇÃO GANHA ESPAÇO

Com o recente avanço da digitalização das obras, entretanto, a rotina do administrativo começa a se alterar, assim como o perfil do profissional selecionado pelas empresas.

Atividades habituais como o lançamento de notas fiscais ou as conciliações de pagamentos hoje podem ser informatizadas.

“Ganham cada vez mais espaço o uso de sensores RFID ou portais com escâneres de QR Code para o manejo de materiais e a gestão da produtividade de mão de obra”, revela Sarge.

Dispositivos de identificação por radiofrequência, os sensores RFID permitem realizar funções de identificação de objetos, rastreabilidade e controle de acesso.

“Para lidar com os faturamentos, guias e tributos, os sistemas ERP hoje se integram com a receita municipal, estadual e federal, aliviando a carga de trabalho burocrático não apenas para a obra, mas também para o escritório central”, completa o diretor da Tallento.

O mesmo impacto das novas tecnologias ocorre com outras atividades centrais para os administrativos de obras.

É caso do controle de estoque e almoxarifado, da verificação dos prazos de validade de insumos, da checagem do desperdício, do contato com fornecedores e do lançamento de notas fiscais.

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES DO ADMINISTRATIVO DE OBRAS

Mas quais são, afinal, os principais requisitos exigidos desse profissional?

Confira a seguir algumas das habilidades e competências desejadas pelos contratantes.

Conhecimentos básicos de gestão

O Eng. Renato Genioli, sócio-fundador da construtora e incorporadora R. YAZBEK, divide as atribuições dos administrativos em três campos: a gestão de pessoal da construtora (procedimentos básicos de RH, controle de horas etc.); gerenciamento dos subempreiteiros (documentações, acessos, permissões etc.) e os trâmites administrativos (recebimento de materiais, pagamentos, notas fiscais e almoxarifado).

“É necessário ter um conhecimento prévio dessas áreas, mas também assimilar bem a cultura da empresa.”, aconselha Genioli. Vale ressaltar o perfil estratégico das áreas relacionadas ao administrativo.

Todas estão diretamente ligadas a aspectos financeiros e ao gerenciamento de riscos relevantes, como processos trabalhistas, fraudes em pagamentos, erros em recolhimentos de tributos etc.

A formação em administração de empresas ou contabilidade, seja no nível técnico ou superior, costuma ajudar.

Organização e domínio dos processos

Ser organizado e disciplinado com as rotinas administrativas e os processos da construtora é fundamental.

Qualquer erro pode gerar riscos ou prejuízos para a empresa. Costuma-se dizer que o administrativo de obras “não abre planta”, ou seja, não possui responsabilidade técnica.

É verdade, mas como receber ou inspecionar o recebimento de insumos sem o conhecimento prévio dos processos logísticos da obra?

Ou como evitar contingências trabalhistas sem a rigidez no cumprimento das regras estabelecidas pela construtora?

Conhecimento pleno dos processos e disciplina são muito importantes.

Habilidade com planilhas e sistemas de gestão (ERPs)

Os sistemas estão mais amigáveis, mas ainda dão trabalho e cada um possui as suas particularidades.

Conhecer um pouco da dinâmica dos softwares de gestão vai ajudar os novos profissionais nessa área.

É uma ferramenta do cotidiano, assim como as planilhas Excel, cuja operação no nível intermediário é fundamental.

“Há casos em que a construtora trabalha com um determinado sistema, mas o ERP da incorporadora ou do contratante da obra é outro”, revela Genioli.

“O administrativo tem que se virar para atuar nas duas frentes”.

Ética e transparência

Assim como ocorre em relação à área de suprimentos, o relacionamento com fornecedores torna a função do administrativo mais suscetível a eventuais abordagens em busca de favorecimentos.

Aqui, vale a regra de ouro: fique sempre do lado do compliance.

A palavra tem origem no verbo em inglês to comply e significa “agir de acordo com uma regra”.

Seguir o código de ética da companhia e monitorar todas as transações com transparência são medidas que apoiam os profissionais.

Trabalhar para automatizar os processos da área, eliminando trabalhos manuais e sujeitos a erros, também ajuda a diminuir ocorrências indesejáveis.

Capacidade de comunicação e interpretação de texto

Quem conhece o cotidiano de um canteiro de obras sabe que a convivência com diferentes tipos de pessoas é intensa e demanda paciência, flexibilidade e capacidade de comunicação.

Faz diferença aí tanto a oratória e a habilidade de transmitir conceitos complexos quanto a capacidade de escrita e de interpretação de texto.

Os relatos de problemas em obras decorrentes de troca de mensagens truncadas ou mal escritas têm sido mais frequentes.

O mesmo vale para a leitura equivocadas de processos, contratos e procedimentos.

Então, se estiver almejando uma vaga nessa área, saiba que a competência em interpretação de texto e a habilidade de se expressar poderão ser testadas pelos contratantes.

expressp.arq com informações de Cozza Comunicão